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浙江省重点建设项目档案管理暂行办法

来源:衢州市柯城区档案局 发布时间:2013/9/28 15:50:56

关于印发《浙江省重点建设项目档案管理暂行办法》的通知

浙档(199580

 

各市、地、县(市)档案局、重点办、建委、省级有关部门:

现将《浙江省重点建设项目档案管理暂行办法》印发给你们,请结合本地区、本部门的实际情况,认真贯彻执行。

重点建设项目档案工作是重点建设项目的基础工作,是维护重点建设历史面貌的重要事业,也是档案事业的组成部分。各有关地方和部门要重视和加强这项工作,使其更好地为全省重点建设项目和经济建设服务。

浙江省档案局(印)

浙江省重点建设领导小组(印)

一九九五年九月六日

浙江省重点建设项目档案管理暂行办法

第一章   总则

第一条 为加强全省重点建设项目档案的管理和利用工作,更好地为重点建设项目和经济建设服务,根据《档案法》及国家有关基本建设项目档案管理的法规,结合本省实际,制定本暂行办法。

第二条 本暂行办法适用于本省各级各类重点建设项目(工程)。

第三条 重点建设项目档案是指从重点建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件资料。

第四条 重点建设项目档案工作既是重点建设项目的基础工作,也是档案事业的组成部分。重点建设项目各有关单位要依法加强对档案工作的领导,列入工作计划,确保重点建设项目档案的完整、准确、安全和有效利用。

第二章   管理体制、档案工作机构及其职责

第五条 根据统一领导、分级管理的原则,各级档案行政管理部门,重点建设主管部门要负责监督、检查和指导本地区、本部门重点建设项目的档案工作。各级档案行政管理部门依法对所辖范围内的重点建设项目档案工作进行统筹规划、组织协调、制定制度,检查和指导,参加相关重点建设项目档案的验收。各级重点建设项目主管部门要加强对重点建设项目档案工作的宏观管理,将重点建设项目档案工作纳入项目管理之中,在下达项目计划、检查项目进度、验收项目时,要同时部署、检查、验收档案和档案工作。

第六条 重点建设项目建设单位项目总承包单位、项目现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位、项目业主单位、项目监理单位等应当明确分管档案工作的领导人,建立与重点建设项目档案工作任务相适应的管理机构,配备档案管理人员,制定管理制度,建立健全重点建设项目的档案工作。

第七条 重点建设项目各有关单位档案工作机构的职责:

1、 贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策。

2、 建立健全本单位档案工作的规章制度。

3、 统一管理本单位在重点建设项目中职责范围内的档案。维护档案的完整与安全,利用开发档案信息为重点建设服务。

4、 负责对有关部门和文件材料形成者进行监督、检查的指导。

第八条 重点建设项目各有关单位档案工作专、兼职人员应当忠于职守、遵守纪律,具有专业技术性能,取得档案专业知识培训资格证书。

对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人应给予奖励。对造成档案损失的要追究当事人的责任。

第三章    文件材料的形成、积累和归档

第九条 重点建设项目各有关单位应当将文件材料的形成、积累、归档工作列入业务部门的职责范围以及有关人员的岗位责任,并形成制度。重点建设项目档案工作应当纳入项目管理工作之中,与重点建设项目进程同步进行。第十条重点建设项目各有关单位要根据国家档案局、国家计委国档发(19884号《基本建设项目档案资料暂行规定》等有关规定,结合实际,制定本单位文件材料的归档范围和档案的保管期限。

归档文件材料必须完整、准确、保持有机联系,反映重点建设项目的真实情况。

第十一条 重点建设项目建设过程中,建设单位、项目总承包单位、项目建设现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位、项目业主单位、监理单位等单位应在各自的职责范围内做好重点建设项目文件材料的形成、积累,整理和归档工作,属于建设单位归档范围的档案,有关单位应按时移交给建设单位。

重点建设项目在招投标、签订协议、合同时,应当明确各方在重点建设项目文件材料形成的范围和编制、移交竣工档案方面的责任、费用以及移交范围、要求与时间。

第十二条 归档的文件材料要字迹清楚、图面整洁、签字手续完备,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

第十三条 归档时必须有竣工图。竣工图是项目的实际反映,是项目的重要档案,项目承发包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定。竣工图要求图面清晰;具体编制工作,继续执行原浙江省建委浙建工(198235号《转发国家建委〈编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定〉的通知》。竣工图应逐张加盖竣工图章。

施工单位不按时提交合格竣工图的,不算完成施工任务,并应承担责任。

第四章  档案的管理和利用

第十四条 重点建设项目各有关单位应自觉执行国家、省颁布的各项档案业务建设标准、规范,并依据有关规定,建立健全档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、保密和利用等制度。

第十五条 重点建设项目建设过程中,各有关单位应当配置必要的档案保管设施,做好档案的保护工作,确保档案的安全。有条件的单位应逐步采用先进技术,实现档案管理现代化。

根据国档发(19884号《基本建设项目档案资料暂行规定》精神,省以上重点建设项目设计、建设时,均应设计建设与工作任务相适应的,符合要求的档案库房,其费用列入项目总概算。

第十六条 重点建设项目档案的案卷质量应符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》,各种文件原件齐全,内容准确,图物相符,分类科学,组卷合理。

第十七条 重点建设项目档案其保管期限应划定为永久、长期和短期三种。档案鉴定工作参照国家有关规定执行。处理、销毁重点建设项目档案,必须进行认真鉴定,并经过一定的审批、登记造册后方可进行。擅自损毁、丢失有保存价值的重点建设项目档案,要依法追究有关单位和当事人的责任。

保密的重点建设项目档案应按保密规定进行管理。

第十八条 重点建设项目各有关单位的档案工作机构或者档案工作人员,对文件材料的归档和档案的接收、移交、鉴定、销毁等情况应进行登记和统计,并按规定向有关部门报送统计报表。

第十九条 重点建设项目各有关单位要注重和加强档案的提供、编研、咨询等开发利用工作,编制各类档案检索工具,及时有效地为重点建设项目和领导决策提供档案信息。

第五章 项目档案的检查验收

第二十条 根据国家档案局档发(19888号《建设项目(工程)档案验收办法》等有关规定,凡我省各级人民政府及其工作部门批准建设的各类重点建设项目的竣工验收工作均应包括对档案的验收。重点建设项目各有关单位要根据国家有关规定,建立和健全重点建设项目竣工文件的编制和档案验收制度。

第二十一条 重点建设项目竣工验收前,由主管部门、建设单位会同同级档案行政管理部门组织检查项目档案和竣工图的质量;重点建设项目建设主管部门、施工单位的主管部门应检查施工单位编制施工档案的质量。各级重点建设项目主管部门和档案行政管理部门应检查、督促施工单位做好施工记录、交工验收记录和签证等,按规定编制好竣工图。

第二十二条 档案行政管理部门要派员参加重点建设项目的初步验收和竣工验收。竣工验收时,各验收主管单位应当通知有关的档案行政管理部门派员参加验收委员会或验收组。按照国家计委《建设项目(工程)竣工验收办法》第五条的规定,参加统一组织的验收的活动。

第二十三条 档案验收组织的成员分别由各级档案行政管理部门、主管部门的档案机构和建设单位、施工单位、业主单位、设计单位等单位的档案人员参加。

第二十四条 省档案局和省重点办以及省级有关主管部门的档案机构,参加本省范围内国家、省重点建设项目的竣工验收;其他重点建设项目则分别由机关的地方档案行政管理部门和有关主管机关的档案部门参加其竣工验收。

省档案局和省重点办将参加省以上重点建设项目档案验收的情况,及时向有关部门予以通报。

第二十五条 档案验收应与重点建设项目验收的初步验收和竣工验收两个阶段同步进行,重点应放在初步验收阶段。初步验收时,在验收主管单位组织下,档案验收组应着重抽查重点建设项目档案的归档情况,写出初验意见;各建设、设计、施工等单位按初步验收的改进意见在竣工验收前加以改进。竣工验收时省以上重点建设项目应有档案情况的专题验收报告。项目规模小的,则应在验收报告中写明档案管理的情况。在竣工验收鉴定书中要有关于档案管理情况的评价。

第二十六条 重点建设项目档案验收报告应包括以下内容:

1、 项目档案概况;

2、 项目档案工作管理体制;

3、 项目文件材料的形成、积累、整理与归档工作情况;

4、 竣工图的编制情况及质量;

5、 项目档案的接收、管理、移交工作情况;

6、 存在问题及解决措施;

7、 档案完整、准确、系统性评价及在施工、管理中的作用;

8、 附表。附表中包括项目名称、文字材料(卷、页)、竣工图(卷、页)。

第六章   附则

第二十七条 各市、地、县档案行政管理部门和重点办以及重点建设项目主管部门可根据本办法制定实施细则。

第二十八条 本办法由省档案局和省重点办负责解释。

第二十九条 本办法自发布之日起施行

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