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衢州市柯城区档案室建设指导意见

来源:衢州市柯城区档案局 发布时间:2015/7/9 16:23:25

衢州市柯城区档案室建设指导意见

一、档案室库房建筑要求

1、档案室库房建筑设计要遵循安全保密、布局合理、科学适用、方便的原则,符合中华人民共和国行业标准《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)和《档案馆建设标准》(建标103—2008)的要求,新建(改、扩建)办公楼或进行统一装修时,档案室建设要纳入计划,并向设计部门书面提出档案用房的建筑要求。

2、档案室库房要符合档案防护的“八防”要求,应具备防火,防盗,防高温、潮(水),防霉、虫、鼠等有害生物,防有害气体、灰尘等污染,防日光直射和紫外线照射,防磁,防雷等要求

3、档案室应设在办公楼中间楼层,以东或南朝向为宜,严禁将档案用房设在顶层、底层或完全朝西方向,一般不能安排在楼两侧。档案用房应集中布置,远离易燃、易爆场所和空气污染区,库房不能紧邻卫生间、洗涮间等潮湿、有污染源的设施。

4、布置各类档案用房,要按照功能区分原则,力求达到功能合理,流程便捷。档案用房要实行“三分开”(档案室库房、档案员办公室和档案查阅室分开),档案室库房容量在容纳现有档案的基础上要预留将来10年形成档案的容量。建议档案室库房不少于18,采用密集架的要求在18以上,档案查阅室不少于12,档案员办公室不少于9。档案室应配有档案专用高配置的计算机、档案专用打印机及复印机、照相机、光盘刻录机、高速扫描仪、防磁柜、档案专用消毒柜及播放设备。要求计算机能流畅运行档案管理系统,硬盘能满足本单位传统档案数字化成果的存放要求。

5、档案室库房布置:档案室库房应集中布置,自成一区。应设两个独立的出入口,且不宜采用串通或套间布置方式,档案其他用房之间的通道也不得穿越库区。

6、档案室库房门、门窗:档案室库房门应具防火防盗功能,密封性能好,且宜采用金属防盗门,库房门与地面的缝隙不应大于5毫米;窗应为双层窗,开启窗应有密闭措施。档案室库房每开间的窗洞面积与外墙面积比不应大于1:10,档案室库房不得采用跨层或跨间的通长窗。档案室库房外门、外窗均应安装铁栏杆或防盗网等安全防护措施。

7、档案室库房地面:档案室库房地面应光洁、平整、耐磨,不易生尘,应有防潮措施。

8、档案室库房承重:档案室库房采用档案柜的,楼面均布活荷载应为5KN/,采用密集架时不应小于12KN/

9、档案室库房墙体:档案室库房墙体要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久,具有隔热、防潮、防尘、防火功能,墙体为24毫米厚。为不影响办公楼整体外观,有大开窗的档案室库房应在外墙窗洞内侧筑一道内墙以减少窗洞面积。

10、档案室库房顶部:档案室库房净高不应低于2.60,不建议吊顶,照明灯距离密集架顶部不宜太近,以方便密集架底层照明为宜。

11、档案用房建筑设备:档案库内严禁设置明火设施,库房的电源开关应设于库房外,并应设有防止漏电的安全保护设置,控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。空调设施和电热装置应单独设置配电线路,并采用穿金属管保护。库房内不应设置消防以外的给水点,给、排水管道不应穿越库区。上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。

二、安全防护要求

(一)健全制度:制定本单位档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度,并将制度上墙。档案室库房管理制度,包含库房日常安全管理,定期安全检查,每天温湿度控制、保持整洁卫生、遵守保密规定等内容。档案员每月应对所保存的档案进行一次检查,每年对所保存的档案进行一次清点核对,并做好检查、清点记录,发现问题应及时汇报并采取相应的措施。

(二)档案室的防护设施:应具备防火,防盗,防高温、潮(水),防霉、虫、鼠等有害生物,防有害气体、灰尘等污染,防日光直射和紫外线照射,防磁,防雷等要求。

1、防火:档案室严禁烟火,严禁使用明火照明,要在明显处标识“严禁烟火”“禁止吸烟”等警示牌。档案室用电动力负荷采用380V三相供电,照明负荷采用220V单相供电。线路铺设必须为暗线,且根据要求选用线材,开关、插座必须符合安全要求。照明灯具宜选用40W或60W白炽灯,并加装防爆罩。库房内各类电器使用方法要规范,8小时以外、节假日或档案员外出都要切断电源。档案室要配备手电筒,以备停电时使用,严禁明火照明。档案室库房应配备消防器材,灭火器材要选用气体或干粉灭火剂,灭火器材存放位置要方便取放,不应放在档案室库房内,并定期检查,已到保质期应及时更换。库房内严禁存放易燃易爆物品,严禁吸烟。要安装防火报警器。要做好每日下班前的安全检查,确保万无一失。

2、防盗:档案室库房应安装防盗窗、防盗门,一般应安装防盗报警器等防盗报警装置。档案室库房内箱、柜门应及时上锁,钥匙由档案管理人员保管,非档案管理人员不得擅自进入库房。离开库房应及时关灯、关门、关窗。

3、防高温、防潮(水):档案室要能做到完全封闭,以保证温、湿度的控制。档案室库房温度控制在14-24℃,每昼夜波动幅度不大于±2℃;相对湿度控制在45%-60%之间,每昼夜波动幅度不大于±5%。要求每天对档案室温、湿度进行记录。库房内应配备温湿度自动控制系统设备。库房应配备空调、除湿机等降温降湿设备,并根据面积配备一定数量的温湿度仪。当温湿度超过标准时必须采取措施使之符合要求,档案室库房安装柜式或壁挂式空调为宜。档案室库房不宜安装水(气)暖,上下水管道禁止通过档案室库房。档案室要有计划地进行通风。

4、防霉、虫、鼠等有害生物:档案室库房应尽量将温湿度控制在标准范围,档案室要保持清洁,不可堆放杂物。档案室库房要及时投放防虫药物、防霉药品,并及时更换。有条件的库房可配备臭氧发生器,净化库房空气,有条件的单位可安装电子杀虫仪。为防虫和防鼠,档案室墙体四周不允许存在孔洞,管道通过墙面或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实,以防止蛇虫鼠蚁进入。其他墙身孔洞也应采取防护措施。

5、防有害气体、防尘:档案室要远离污染区,周围有空气污染的,档案室库房门窗要进行密封处理,并安装消毒灭菌机,配备吸尘器。

档案室库房及箱柜保持整洁、无灰尘,进出库房要更换鞋子,箱柜、地面要用吸尘器、拧干的抹布、拖把清洁。严禁将其他用品与档案一同存放。

6、防日光直射和紫外线照射:档案橱俱摆放应与窗户垂直。档案室库房窗户要用红黑两色窗帘,避免阳光直射档案。采用人工照明时,宜选乳白色灯罩的白炽灯,禁止使用日光灯。当采用荧光灯时,应有过滤紫外线和安全防火措施。 

7、防磁辐射:对录音、录像、光盘等磁记录档案,要配备防磁柜,并定期进行安全质量检查。

8、防雷:独立的档案室建筑要有避雷设施。

三、档案管理设备配置、装具质量的要求

1、对于新建(改、扩建)办公楼或进行统一装修时建设的档案室应该安装质量符合国家标准、数量充足、能预留存放10年左右的档案密集架。对于每年产生档案数量较多的单位,楼面均布活荷载大于12KN/的,建议安装密集架以大幅度提升空间利用率,解决档案室库房紧张的问题。

档案室库房如使用铁质档案橱(架、柜)的,在布置橱(架、柜)时,应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。档案装具宜采用不燃烧材料或难燃烧材料制成。装具排列的各部分尺寸应该达到以下要求:主通道净宽不应小于1.00,两行装具间净宽不应小于0.80,装具端部与墙的间隔不应小于0.60。装具背面与墙的间隔不小于0.1,装具顶端与天棚间隔不小于0.5。库房内档案装具应成行垂直于有窗的墙面,外墙采光窗宜与档案装具间的通道相对应,当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应。

每组档案柜要编号,方法是自档案室门口起从左至右,从外向里编号。单个档案柜也应编号,方式是从上向下编顺序号。

2、档案卷皮(盒)总体上应符合GBT 9705-2008 《文书档案案卷格式》、GBT 11822-2008 《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T22-2000 《归档文件整理规则》、DA/T39-2008《会计档案案卷格式》等相关标准,适合放置A4、B5、会计档案、基建图纸等各种类型档案。卷皮(盒)的印制使用应符合行业标准DA/T24-2000《无酸档案卷皮、卷盒用纸及纸板》。为保证质量,档案卷皮(盒)应采用由浙江省档案局统一监制的档案卷皮(盒)。

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